Schvalovací workflow

Modul schvalovací workflow zajišťuje, že vybrané doklady klienta projdou schválením ještě před účetním potvrzením. Typicky ho využijete tam, kde o nákladech rozhoduje více lidí a je potřeba jasná auditní stopa.

Co modul řeší

• Řízené schvalování na straně klienta podle schvalovacích cest a kroků.
• Automatické přiřazení cesty podle pravidel nebo akce Rovnou schválit.
• Částkové limity a eskalaci, kdy vyšší náklad projde přes více úrovní.
• Skupiny dodavatelů, pro které platí vlastní pravidla.
• Připomínky a eskalaci v čase u dokladů, které dlouho čekají.
• Blokaci účetního potvrzení do chvíle, než je schvalování dokončeno.
• Jednotné zobrazení stavu v detailu dokumentu, přehledech i historii změn.

Nastavení na straně účetní

Nastavení probíhá u konkrétního klienta v cestě Klient → Nastavení → Zpracování → Klientské schvalování.

1. Zapnete volbu Využívat klientské schvalování.
2. Vyberete Typy schvalovaných dokumentů.
3. Určíte Hlavního administrátora schvalování.
4. Vytvoříte Schvalovací cesty a jednotlivé kroky.
5. Nastavíte Automatický výběr schvalovacích cest přes pravidla.

Volitelně lze určit výchozí schvalovací cestu. Použije se u dokladů, které nezachytí žádné pravidlo, takže nemusí čekat na ruční přiřazení. Bez nastavené výchozí cesty takový doklad čeká na zásah hlavního administrátora schvalování.

Částkové limity a eskalace

U jednotlivých kroků cesty lze nastavit částkový limit. Limit je nejvyšší částka, u které smí schvalování skončit daným krokem. Doklad s vyšší částkou pokračuje k dalšímu kroku a schvalují ho i všechny předchozí úrovně. Eskalace je tedy kumulativní – čím vyšší náklad, tím více úrovní ho musí schválit.

• Porovnává se částka dokladu v korunách. U dokladu v cizí měně se použije kurz ČNB.
• Když částku nelze spolehlivě určit (chybí, je nulová nebo jde o cizí měnu bez kurzu), doklad projde celou cestou bez zkrácení.
• U dobropisů rozhoduje velikost částky bez ohledu na znaménko.

Skupiny dodavatelů a pravidla

Automatický výběr cesty řídí pravidla. Každé pravidlo má podmínky nad poli:

• Částka, Typ dokladu, Středisko
• Název dodavatele, IČO dodavatele
• Skupina dodavatelů

Dodavatele lze sdružit do skupin dodavatelů a pravidlo pak cílit rovnou na celou skupinu místo výčtu jednotlivých firem. Doklad se do skupiny zařadí podle IČO dodavatele, a když IČO chybí, podle názvu. Do skupiny lze zařadit i protistranu, která zatím není v adresáři — přidáte ji ručně, takže nemusíte čekat, až se objeví v adresáři.

Podle splněných podmínek pravidlo přiřadí konkrétní schvalovací cestu, nebo doklad rovnou schválí.

Notifikace schvalování

Doklad, který dlouho čeká na rozhodnutí, umí TAXY připomenout. V sekci Notifikace schvalování jsou dvě volby, obě jsou ve výchozím stavu vypnuté – zapněte je, až na to budou uživatelé připraveni.

• Okamžité upozornění e-mailem – schvalovatel dostane e-mail hned, jakmile je doklad na řadě u něj (a administrátor, když doklad čeká na určení cesty). Denní souhrn zůstává zachovaný.
• Upomínky při nečinnosti – schvalovatel dostane připomínku, když jeho krok čeká déle než nastavený počet pracovních dní. Počet dní si určíte sami (Připomenout po X pracovních dnech, výchozí jsou 3 dny).

Jak vypadá průchod schvalováním

1. Doklad dorazí do TAXY a systém vyhodnotí jeho typ.
2. U schvalovaných typů se spustí pravidla pro výběr cesty.
3. Výsledek je přiřazená cesta nebo akce Rovnou schválit.
4. Podle částky se určí, kolik úrovní musí doklad schválit.
5. Schvalovatelé postupně schválí nebo zamítnou doklad podle kroků cesty.
6. Po dokončení může účetní dokument potvrdit a předat do účetního programu.

Doklad, který čeká na klientské schválení, nelze potvrdit do účetnictví.

Hromadné schvalování a zamítání

Schvalovatel nemusí procházet doklady po jednom. V přehledu dokladů lze označit více dokumentů a schválit nebo zamítnout je hromadně, volitelně s doprovodnou zprávou. Hromadné schválení respektuje oprávnění schvalovatele u každého dokladu, doklady bez oprávnění se přeskočí.

Zrušení schvalování u jednotlivého dokladu

U dokladu, který je ve schvalování, lze schvalování zrušit bez zadání náhradní cesty. Doklad se tím vyjme z oběhu a může pokračovat běžným workflow.

• Funkci je nutné nejdřív povolit v nastavení klienta.
• Zrušení smí provést účetní nebo hlavní administrátor schvalování daného klienta.

Dřívější zrušení celé schvalovací cesty už také nevyžaduje, abyste ihned zadali novou – cestu lze zrušit a doklad nechat mimo schvalování.

Jak se schvalování zobrazuje klientovi

Klient vidí doklady ke schválení ve webu i v mobilní aplikaci.

• Web: na stránce Přehled je blok Dokumenty ke schválení mnou. V detailu dokumentu je sekce Schvalování s akcemi Schválit a Zamítnout. Při zamítnutí se vyplňuje důvod.
• Mobilní aplikace: doklady ke schválení jsou na úvodní obrazovce nebo v záložce dokumentů. U dokladu je možné použít Rovnou schválit, Zamítnout nebo otevřít detail.

Rozhodnutí schvalovatele se propíše do historie dokumentu a účetní vidí výsledek bez dalšího přeposílání.

Jak se schvalování zobrazuje účetní

Účetní pracuje se schvalováním hlavně v přehledu dokladů a v detailu dokumentu.

• V přehledu vidí, zda doklad čeká na schválení klientem nebo je zamítnutý.
• V detailu dokumentu vidí aktuální krok schvalování, průběh cesty a historii změn.
• Při nedokončeném schvalování je potvrzení dokumentu neaktivní.
• Po schválení klientem může účetní pokračovat standardním workflow potvrzení a přenosu.

Kdy modul dává největší smysl

• Firmy s více schvalovateli a víceúrovňovým schvalováním.
• Klienti, kde vyšší náklady musí schválit více úrovní podle částky.
• Týmy, které potřebují dohledat kdo, kdy a proč doklad schválil nebo zamítl.

Související stránky

• Klientské schvalování dokladů – kompletní návod pro účetní.
• Jak nastavit schvalování dokladů – ověřené postupy pro cesty, limity a pravidla.
• Schvalování dokladů – práce klienta ve webu a mobilu.
• Správa a stavy dokladů – návaznost stavů a omezení potvrzení.
• Slovníček pojmů – význam pojmů jako Rovnou schválit nebo Čeká na potvrzení účetním.