Jak nastavit schvalování dokladů

Klientské schvalování dokladů pomáhá tam, kde musí výdaje nebo doklady před zaúčtováním schválit více lidí. Správné nastavení znamená jasné schvalovací cesty a minimální zdržení v oběhu dokladů.

Doporučení

• Zapínejte schvalování jen tam, kde to dává smysl. Vhodné je u větších firem, projektového řízení nebo tam, kde účetní nesmí sama potvrdit náklad bez souhlasu klienta. U malých firem s jedním majitelem často stačí běžný workflow bez schvalování. Více v článku Klientské schvalování dokladů.
• Definujte administrátora schvalování. Je to osoba na straně klienta, která přiřadí dokument do schvalovací cesty nebo ho rovnou schválí. Bez správně nastaveného administrátora se dokumenty zbytečně zdržují.
• Nastavte jednoduché a srozumitelné cesty. Méně kroků v schvalovací cestě znamená rychlejší zpracování. V nastavení klienta zvolte typy dokumentů ke schvalování a vytvořte cesty podle reálného procesu ve firmě.
• Využijte částkové limity pro eskalaci. U kroků cesty nastavte částkový limit a nechte drobné náklady schválit jednou úrovní, zatímco vyšší částky projdou přes více schvalovatelů. Eskalace je kumulativní – čím vyšší náklad, tím více úrovní ho schvaluje. U dokladu, kde částku nelze určit, projde celá cesta.
• Sdružujte dodavatele do skupin. Pokud pro určité dodavatele platí jiný proces, vytvořte skupinu dodavatelů a nastavte pravidlo přímo pro ni. Nemusíte pak vypisovat jednotlivé firmy a doklad se do skupiny zařadí podle IČO nebo názvu.
• Nastavte připomínky. Určete, za kolik dní se schvalovateli připomene čekající doklad (1 až 30 dní, výchozí 3). Doklady tak nezůstávají viset bez rozhodnutí.
• Schvalujte hromadně. Při větším objemu dokladů označte více dokumentů a schvalte nebo zamítněte je najednou. Detaily viz Schvalovací workflow.