Správa a stavy dokladů

Doklady jsou v TAXY organizované ve složkách u každého klienta. Správa složek je čistě na účetním procesu kanceláře – vy nastavíte strukturu, vytváříte a upravujete složky, klient do nich ukládá doklady a pracuje s nimi, ale strukturu nemění. Kde doklady vznikají a jak se přijímají, popisuje stránka Příjem dokladů od klientů.

Kde doklady spravovat

• Klient → vyberte klienta → Dokumenty. Zobrazí se strom složek (rok, měsíce nebo vlastní struktura), breadcrumb a přehled dokladů ve vybrané složce.
• Dokumenty → Všechny – přehled všech dokladů klienta s filtry podle stavu zpracování (viz níže).

Pokud u klienta ještě nejsou založené složky, uvidíte výzvu „Nejdříve si vyberte strukturu složek“ a tlačítko Vybrat strukturu složek klienta. Po kliknutí se otevře modal s výběrem struktury.

Výběr a nastavení struktury složek (první nastavení)

V modalu „Zvolte si strukturu svých složek“ můžete zvolit jednu z variant. Nastavení lze kdykoli doplnit ručně (nové složky, úpravy).

Doporučená struktura pro SRO

Pokud klient není OSVČ, můžete zvolit strukturu:

• Rok → Dokumenty po měsících (podsložky 1–12) + Dokumenty pro úřady.

Tlačítko: Nastavit složky pro SRO.

Doporučená struktura pro OSVČ

Pokud je klient OSVČ:

• Rok → Faktury vystavené + Dokumenty pro úřady.

Tlačítko: Nastavit složky pro OSVČ.

Vše si zvolíte sami (Nechat složky prázdné)

Vytvoří se jen složka pro aktuální rok. Zbytek složek si doplníte sami podle potřeby.

Tlačítko: Nechat složky prázdné.

Zkopírovat od jiného klienta

Pokud máte v TAXY více klientů, můžete u nového klienta zkopírovat strukturu od jiného. V modalu vyberte klienta z rozbalovacího seznamu a klikněte na Zkopírovat strukturu složek. Zkopíruje se celá stromová struktura složek (bez dokladů), včetně názvů a vztahů nadřazená/podřízená. Hodí se, když máte u více klientů stejný typ agendy.

Zakládání a úprava složek (běžná správa)

• Nová složka: Na stránce Dokumenty klienta tlačítko Nová složka → v modalu „Vytvořit novou složku“ zadejte název → Vytvořit složku. Složka se vytvoří na úrovni kořene nebo podle kontextu.
• Podsložka: U konkrétní složky otevřete menu (nastavení složky) a zvolte Upravit složku → Vytvořit novou podsložku. Stejný modal, složka se vytvoří jako potomek aktuální.
• Přejmenování: Upravit složku → Přejmenovat složku.
• Smazání složky: V menu složky položka Smazat složku. Složku lze smazat pouze pokud neobsahuje žádný soubor – ani ona, ani žádná z jejích podsložek. Pokud v ní nebo v podsložkách nějaké doklady jsou, systém zobrazí hlášku, že složku nelze smazat.
• Platnost složky: U složek lze nastavit účetní období (datum od–do). Podle něj k složce přiřazujete účetní doklady – typicky u měsíčních složek 1–12 je nastavené období pro daný měsíc a rok.
• Export: V menu složky Exportovat → Exportovat složku do zipu nebo Exportovat složku do excelu. Při exportu do ZIP se stáhne jeden ZIP soubor. Jednotlivé soubory uvnitř ZIPu jsou pojmenované podle interního čísla dokladu a názvu protistrany (dodavatel nebo odběratel). Název celého ZIP souboru se generuje z názvu složky a data/času.

V menu složky jsou dále např. Spárovat chybějící platby (pro propojení dokladů s bankovními pohyby).

Nový rok – doplnění struktury

Když přijde nový rok, můžete u klienta doplnit strukturu pro tento rok. Systém nabídne akci typu „Vytvořit strukturu pro rok [aktuální rok]“. Struktura se zkopíruje z předchozího roku – stejné názvy složek a vztahy, posun účetních období (např. měsíční složky 1–12 dostanou období nového roku). Tím pádem nemusíte složky zakládat ručně každý rok.

Proces a stavy dokladů

Zpracování dokladů je závislé na nastavení klienta (např. zda je zapnuté klientské schvalování) a probíhá v několika fázích.

Fáze zpracování

1. Příjem – načtou se základní údaje, předzpracování, roztřídění a natypování. Případně vyloučení jako duplicita, neúčetní doklad a podobně.
2. Schvalování klientem – pokud má klient zapnuté klientské schvalování, čeká se na klienta a jeho proces schvalování. Doklad v této fázi nejde plně zpracovat, dokud klient neschválí. Při neschválení je potřeba zadat zprávu (důvod).
3. Schválení a přechod na účetní – po schválení klientem doklad přechází do fáze pro účetní: kontrola, potvrzení a případně přenos do účetního programu.

Co znamenají stavy dokumentu

• Vytěžen – doklad byl vytěžen v rámci TAXY (AI nebo načtení z ISDOC).
• Schválen – doklad byl schválen klientem (pokud je schvalování zapnuté).
• Potvrzen – doklad byl potvrzen účetním, je „uzavřený“ pro účetní účely v TAXY.
• Přenesen – doklad byl přenesen do účetního programu (Pohoda, Money S3 atd.).

Podle stavu jsou omezené možnosti. Potvrzený dokument nejde smazat (přesun do koše není dostupný), nelze u něj měnit typ dokladu ani ho slučovat s jinými. Údaje a stavy v tabulce dokladů a v Detailu dokumentu (ikona tužky u řádku) můžete upravovat v mezích těchto pravidel. Více k pohledu klienta: Stavy dokladů. K schvalování: Schvalování, k vytěžování: OCR a vytěžování dokladů.

Hromadné akce na vybraných dokladech

V seznamu dokladů (ve složce nebo v přehledu Všechny) můžete zaškrtnout více řádků. Zobrazí se lišta „Vybráno souborů: N“ a tlačítka hromadných akcí. Které akce jsou dostupné, závisí na stavu vybraných dokladů a na oprávněních.

• Zkontrolovat – otevře detail prvního vybraného dokladu v režimu kontroly. Dostupné jen u dokumentů „připravených ke kontrole“ a nepotvrzených.
• Rovnou potvrdit – hromadné potvrzení bez kontroly (stejná podmínka jako Zkontrolovat).
• Vytěžit (N) – spustí AI vytěžení u vybraných dokumentů, u kterých to jde.
• Změnit typ dokumentu – hromadná změna typu. Dostupné jen pokud žádný vybraný dokument není potvrzený.
• Přesunout – přesun vybraných do jiné složky (výběr ze seznamu složek). Nelze přesunout do zamčené složky ani dokumenty z zamčené složky jinam, pokud to systém nedovolí.
• Stáhnout – export vybraných do jednoho ZIP souboru. Soubory uvnitř ZIPu jsou pojmenované podle interního čísla a názvu protistrany.
• Sloučit – sloučení vybraných dokladů do jednoho (jeden zvolíte jako hlavní, ostatní se stanou přílohami). Potvrzené dokumenty nelze sloučit.
• Do koše (N) – přesun vybraných do koše. Potvrzené dokumenty nelze přesunout do koše.

Pro účetní a u potvrzených dokumentů se dále zobrazují např. Exportovat XML, Přenést do účetního programu a Zrušit potvrzení (zrušení potvrzení vrátí doklad do stavu před potvrzením).

Filtr podle stavu – Všechny dokumenty

Na stránce Dokumenty → Všechny (přehled všech dokladů klienta) můžete filtrovat podle stavu zpracování. Záložky nebo filtr stav odpovídají těmto hodnotám:

• Všechny – všechny dokumenty klienta.
• Čeká na schválení klientem (stav=schvaluje-klient) – čekají na schválení v klientském procesu.
• Čeká na potvrzení účetním (stav=kontroluje-ucetni) – připravené ke kontrole a potvrzení účetním.
• Zamítnuto (stav=zamitnute-klientem) – zamítnuté klientem.
• Připraveno k přenosu (stav=k-prenosu) – potvrzené, připravené k přenosu do účetního programu.
• Přeneseno (stav=preneseno) – již přenesené do účetního programu.

Odkazy na tyto filtry najdete mj. na přehledu klienta nebo v dashboardu (např. „Dokumenty k potvrzení“ vede na .../dokumenty/vsechny?stav=kontroluje-ucetni).

Kde to všechno najdete v TAXY

Shrnutí

Správa složek a dokladů je v rukou účetní kanceláře. Zvolíte nebo zkopírujete strukturu složek, doplňujete nové roky a složky podle potřeby. Složky lze mazat jen prázdné, export do ZIP pojmenovává soubory podle čísla a protistrany. Stavy dokladů (vytěžen, schválen, potvrzen, přenesen) určují, jaké akce jsou možné – potvrzené dokumenty nelze mazat ani měnit typ. Hromadné akce a filtr podle stavu na stránce Všechny dokumenty usnadňují každodenní práci s větším množstvím dokladů.