Pokladní kniha

Modul Pokladní kniha slouží k evidenci hotovostních příjmů a výdajů klienta. Klient nebo účetní vystavují příjmové a výdajové pokladní doklady přímo v TAXY, každý doklad dostane číslo z číselné řady a tisknutelné PDF s podpisovými poli. Pokladní kniha průběžně ukazuje počáteční stav, obraty a aktuální zůstatek každé pokladny.

Co modul zahrnuje

• Pokladny – jedna nebo více pokladen, každá s vlastní měnou, počátečním stavem a číselnými řadami.
• Pokladní doklady – příjmové a výdajové doklady s partnerem, účelem platby, volitelným rozpisem položek a PDF k tisku.
• Přehled pokladny – aktuální stav, počáteční stav, součty příjmů a výdajů, vývoj zůstatku v grafu a tabulka pohybů s běžícím zůstatkem.
• Oprávnění – nastavení, kteří klientští uživatelé pokladnu vidí a kdo z ní smí vystavovat doklady.
• Napojení na účetní program – načtení pokladen a pokladních pohybů z účetnictví, funguje ale i zcela bez účetního programu.
• Příjmový doklad k faktuře – vystavení příjmového pokladního dokladu k vydané faktuře uhrazené v hotovosti.

Zapnutí modulu

Modul zapnete v nastavení klienta v sekci Pokladní kniha volbou Využívat pokladní knihu. Po aktivaci se agenda Pokladní kniha objeví v menu klienta — jak v klientském portálu, tak v pohledu účetní.

Nastavení modulu má tři záložky:

• Obecné – logo firmy na dokladech (stejné jako ve fakturaci) a volba, které doplňující účetní údaje půjde zadat na pokladním dokladu (činnost, středisko, zakázka).
• Pokladny – správa pokladen a jejich číselných řad.
• Přístup a pokladníci – kdo pokladny vidí a kdo z nich vystavuje.

Práce s účetním programem i bez něj

Pokladní kniha funguje ve dvou režimech podle napojení účetní jednotky:

Pohyby načtené z účetnictví jsou v TAXY uzamčené — nelze je upravit ani smazat, u každého pohybu je vidět zdroj (TAXY nebo účetní program). Při napojení přes API se pokladny spravují v účetním programu a ruční přidání pokladny v TAXY není dostupné.

Založení pokladny

Pokladnu přidáte na přehledu pokladní knihy tlačítkem Přidat pokladnu (nebo ikonou plus u seznamu pokladen v levém menu). U pokladny vyplníte:

• Název a volitelný Kód
• Měnu – každá pokladna má právě jednu měnu, pro hotovost v jiné měně založte další pokladnu
• Počáteční zůstatek a datum počátečního zůstatku – obě pole jsou povinná, od tohoto stavu se počítá aktuální zůstatek
• Prefix příjmu a prefix výdaje – například PPD- a VPD-, doklady se pak číslují automaticky

Počáteční stav pokladny a jeho datum může upravit jen účetní. U pokladny načtené z účetnictví se v TAXY nastavuje pouze počáteční zůstatek a jeho datum, ostatní údaje se přebírají z účetního programu.

Číselné řady

V nastavení modulu na záložce Pokladny nastavíte účetní řadu zvlášť pro příjem a výdej každé pokladny. Řada má formát (konkrétní rok nebo YY/YYYY pro rok a X pro pořadové číslo, například HPP2026XXXX) a další číslo, od kterého TAXY pokračuje. Písmeno P v řadě obvykle značí příjem, V výdej.

Vystavení pokladního dokladu

1. Otevřete konkrétní pokladnu a klikněte na + Přidat pohyb.
2. Vyberte typ pohybu — Příjem nebo Výdaj.
3. Vyplňte částku, datum vystavení a účel platby (povinný údaj).
4. Volitelně doplňte partnera — vyhledáte ho podle názvu nebo IČO, případně rovnou založíte nového. Partner se na dokladu zobrazí jako dodavatel nebo odběratel.
5. Volitelně rozepíšete položky dokladu a doplníte účetní údaje (činnost, středisko, zakázka — podle toho, co je povolené v nastavení).
6. Uložte tlačítkem Vytvořit pohyb.

Při vyplňování vidíte vedle formuláře živý náhled výsledného dokladu. Hotový doklad má číslo z číselné řady, obsah odpovídá náležitostem pokladního dokladu — datum vystavení, účel platby, částku, údaje stran — a v patičce podpisová pole Přijal (jméno vystavujícího) a Zaplatil. PDF stáhnete nebo vytisknete z detailu dokladu i z tabulky pohybů.

Přehled pokladny a tisk knihy

Stránka pokladny ukazuje nahoře aktuální stav k dnešnímu dni a rovnici počáteční stav + příjmy − výdaje včetně počtu dokladů. U pokladen s více pohyby přibývá graf vývoje zůstatku (denně nebo měsíčně) a filtr období — tento rok, měsíc, minulý rok nebo vlastní rozsah. Tabulka pohybů nabízí záložky Vše / Příjmy / Výdaje, hledání podle čísla dokladu, partnera nebo účelu platby a sloupec s běžícím zůstatkem.

Účetní má u pokladny navíc menu s akcemi:

• Nastavení pokladny a počáteční stav
• Export do XLSX
• Tisk knihy za období (PDF) – tisková sestava pokladní knihy za zvolené období

Na přehledu všech pokladen lze přepnout mezi dlaždicemi pokladen (se zůstatky rozepsanými po měnách) a tabulkou Všechny pohyby napříč pokladnami.

Oprávnění a pokladníci

Na záložce Přístup a pokladníci nastavíte pro každou pokladnu, jak s ní pracují klientští uživatelé. Účetní vidí a spravují všechny pokladny automaticky.

Výchozí režim Všichni znamená, že pokladnu vidí a používají všichni klientští uživatelé. V pokročilém nastavení lze omezit i vystavování na straně účetních na vybrané uživatele.

Příjmový doklad k faktuře uhrazené hotově

Když klient uhradí vydanou fakturu v hotovosti, vystavíte k ní potvrzení o přijetí hotovosti přímo z fakturace:

1. V části Vystavené faktury otevřete u faktury nabídku Více možností.
2. Zvolte Vystavit příjmový pokladní doklad a případně vyberte pokladnu (nabízí se podle měny faktury).
3. TAXY vytvoří příjmový pokladní doklad navázaný na fakturu a otevře jeho PDF.

Doklad se zapíše do pokladní knihy jako příjem a v detailu faktury zůstává odkaz Otevřít pokladní doklad. Více o fakturaci najdete v modulu Klientská fakturace.

Migrace ze starší pokladny

Pokud klient dříve používal původní agendu Pokladna, nabídne nastavení modulu kartu Migrace staré pokladny. Migrace převede vybrané záznamy do pokladní knihy — ke každému vznikne pokladní doklad s novým číslem z účetní řady včetně PDF, rovnou potvrzený a označený jako přenesený. Staré záznamy zůstanou zachované a označí se jako zmigrované.