Klientské schvalování dokladů

Jak schvalování funguje v praxi

Klientské schvalování znamená, že dokumenty musí před zpracováním účetním projít schválením vybraných lidí na straně klienta. Proces vypadá takto:

1. Účetní zapne u konkrétního klienta volbu Vyžadovat schválení dokladu klientem.
2. Vybere Typy schvalovaných dokumentů.
3. Nastaví Schvalovací cesty a přiřadí Hlavního administrátora schvalování.
4. Systém při novém dokladu vyhodnotí pravidla v sekci Pravidla pro automatický výběr schvalovacích cest.
5. Při shodě pravidla se cesta přiřadí automaticky nebo se použije akce Rovnou schválit.
6. Když žádné pravidlo nesedí, rozhodne volba Když žádné pravidlo nesedí. Ve výchozím stavu určí cestu ručně Hlavní administrátor schvalování.
7. Schvalovatelé doklad schválí nebo zamítnou podle kroků cesty.
8. Po dokončení schvalování může účetní doklad potvrdit a přenést do účetního programu.

Doklad, který podléhá klientskému schvalování, nelze potvrdit do účetnictví, dokud není schvalování kompletně dokončeno. Akce potvrzení je v takovém stavu pro účetní neaktivní.

Kdy klientské schvalování používat

Kdy ano:

• Větší firmy s více schvalovateli.
• Firmy, kde se musí kontrolovat výdaje před zaúčtováním.
• Firmy s projektovým nebo střediskovým řízením.
• Situace, kdy účetní nesmí sama potvrdit náklad bez souhlasu klienta.

Kdy nedává smysl:

• Malé firmy, jeden majitel, který jen posílá doklady.
• Klient pouze nahrazuje doklady a nechce schvalovací proces.

Rychlý checklist: Jak schvalování nastavit

1. Otevřete Klient → Nastavení → Účetní doklady → záložka Klientské schvalování.
2. Zapněte Vyžadovat schválení dokladu klientem.
3. Vyberte Hlavního administrátora schvalování.
4. Vyberte Typy schvalovaných dokumentů a uložte nastavení.
5. Vytvořte alespoň jednu Schvalovací cestu.
6. Doplňte pravidla v sekci Pravidla pro automatický výběr schvalovacích cest přes tlačítko Přidat pravidlo, viz Automatický výběr schvalovací cesty.
7. Zvolte, co se stane, Když žádné pravidlo nesedí.

Hotovo. Níže jsou detaily k jednotlivým krokům.

Role: Hlavní administrátor schvalování

Kdo to je: jeden uživatel z klienta ze seznamu uživatelů s přístupem do TAXY. Pokud u klienta ještě nejsou pozvaní uživatelé, musíte je nejdřív přidat, viz Pozvání klienta.

Co dělá: dostává jako první informace o nových dokumentech, které jdou do schvalování. U každého dokumentu vybírá schvalovací cestu, může použít připravenou cestu nebo doklad Rovnou schválit. Může také upravit už přiřazenou schvalovací cestu.

Proč je to potřeba: bez přiřazení cesty klient neví, kdo má dokument schválit. Hlavní administrátor schvalování řeší případy, kdy se cesta nepřiřadí automaticky nebo když je potřeba ruční zásah.

Co je schvalovací cesta

Schvalovací cesta je seznam kroků, kterými dokument prochází před tím, než je považován za schválený. Například: (1) vedoucí oddělení, (2) finanční ředitel, (3) majitel. U každého kroku nastavíte, zda musí schválit „alespoň 1 osoba“ ze zvolených lidí, nebo „všichni“.

Kde to nastavit: Klient → Nastavení → Účetní doklady → Klientské schvalování → sekce Schvalovací cesty. Klikněte na Přidat schvalovací cestu, zadejte název a vytvořte cestu. V detailu cesty přidáte kroky: u každého kroku zvolíte „Musí schválit alespoň 1 osoba“ nebo „Musí schválit všichni“ a vyberete schvalovatele – podle rolí, skupin nebo konkrétních uživatelů. Přidat další krok, uložit změny. Neaktivní cesty lze později aktivovat, cesty lze duplikovat nebo odstranit.

Pro konkrétní dokument vybírá schvalovací cestu administrátor schvalování ručně (v detailu dokumentu Zvolit schvalovací cestu nebo výběr připravené cesty).

Příklad schvalovacího procesu

Firma má role: vedoucí oddělení, CFO, majitel.

Schvalovací cesta „Standardní“:

• Krok 1: Vedoucí oddělení (alespoň 1 osoba).
• Krok 2: CFO (musí schválit).
• Krok 3: Majitel (musí schválit).

Dokument tak projde třemi kroky schvalování. Po schválení všemi je připraven pro účetní.

Jak probíhá schvalování dokumentu

1. Import dokladu: Doklad dorazí do TAXY a systém vyhodnotí jeho typ.
2. Filtr typů: Pokud typ není ve výběru Typy schvalovaných dokumentů, doklad je považován za automaticky schválený klientem.
3. Automatická pravidla: Pokud typ schvalování vyžaduje, systém vyhodnotí pravidla shora dolů a použije první, které sedí.
4. Výsledek pravidel: Při shodě se přiřadí cesta nebo akce Rovnou schválit. Když nesedí žádné pravidlo, platí volba Když žádné pravidlo nesedí. Ve výchozím stavu je doklad ve stavu Čeká na přiřazení cesty a čeká na zásah Hlavního administrátora schvalování.
5. Průchod cestou: Schvalovatelé postupně schvalují nebo zamítají. Po schválení všech kroků může účetní doklad potvrdit.

Tip pro automatizaci

Nastavte pravidlo například takto: pokud je dodavatel ČEZ a částka je nižší než 5 000 Kč, použijte akci Rovnou schválit. U opakovaných drobných plateb tím výrazně zkrátíte schvalování.

Takové pravidlo musí být nad obecnými pravidly (například jakákoli částka), jinak se nepoužije. Ověřte to tlačítkem Otestovat, viz Automatický výběr schvalovací cesty.

Náhled cesty po výběru střediska

Když pravidla vybírají cestu podle střediska, na detailu dokladu v sekci Účtování se po výběru Střediska pod polem ukáže, jaká cesta se po uložení nastaví a kdo schvaluje. Platí to i pro středisko zadané jen na položkách.

• Červeně: pro středisko není pravidlo, výchozí cesta není dostupná nebo cesta nemá aktivní schvalovatele. Cestu pak vybere administrátor schvalování.
• Oranžově: cesta byla vybrána ručně nebo schvalování už běží. Změna střediska ji nezmění.

Podrobnosti ke stavům dokladů a sloupci Schvalování v přehledu najdete na stránce Správa a stavy dokladů.

Pohled klienta

Klient po přihlášení (web nebo mobilní aplikace) vidí blok Dokumenty ke schválení mnou. V detailu dokumentu má sekci Klientské schvalování s tlačítky Schválit, Zamítnout a Vrátit k opravě údajů. Při zamítnutí musí vyplnit důvod. Změny a schválení se zobrazují v historii dokumentu.

E-maily schvalovatelům

Klient dostává vždy Denní souhrn schvalování. Další e-maily zapnete u klienta v Nastavení › Klientské schvalování › Notifikace schvalování, ve výchozím stavu jsou vypnuté:

• Okamžité upozornění e-mailem – schvalovatel dostane e-mail, když je doklad na řadě u něj. Administrátor schvalování, když doklad čeká na určení cesty.
• Upomínky při nečinnosti – v pracovní dny jeden souhrnný e-mail s doklady, které čekají déle než nastavený počet pracovních dní (výchozí 3). Víkendy a svátky se nepočítají, po dalších 20 pracovních dnech se doklad už nepřipomíná.

Zapněte je, až na to budou uživatelé klienta připravení. Dokumenty ke schválení vidí klient v mobilní aplikaci i na webu, v mobilu na první stránce bez ohledu na výběr účetní jednotky.

Na co si dát pozor

• Doklad, který podléhá schvalování, nelze potvrdit do účetnictví, dokud není schvalování kompletně dokončeno.
• Pokud není u dokumentu zvolena schvalovací cesta, klient dokument neschválí. Cestu musí vybrat Hlavní administrátor schvalování.
• Pokud je v cestě neaktivní nebo chybějící schvalovatel, schvalování se zastaví. Hlavní administrátor schvalování musí cestu u dokladu upravit.
• Změna schvalovací cesty u dokumentu se zapisuje do historie dokumentu.
• Pokud schvalovatel doklad zamítne, proces schvalování v dané cestě končí a doklad se vrací k dořešení, například opravě údajů nebo smazání.
• Pokud je doklad už schválen a účetní ho potvrdí, schvalovací proces nelze znovu spustit bez zrušení potvrzení dokladu.

Související

• Správa a stavy dokladů – stavy dokladů, sloupec Schvalování, omezení u potvrzených dokladů.
• Pozvání klienta – potřeba uživatelů pro administrátora a schvalovatele.
• Příjem dokladů – jak doklady přicházejí do TAXY.
• Slovníček pojmů – význam pojmů kolem schvalování, potvrzení a přenosu.