Klientské schvalování dokladů

Jak schvalování funguje v praxi

Klientské schvalování znamená, že dokumenty musí před zpracováním účetním projít schválením vybraných lidí na straně klienta. Proces vypadá takto:

1. Účetní zapne klientské schvalování u klienta.
2. Určí typy dokumentů, které klient schvaluje (např. faktury přijaté, účtenky).
3. Nastaví schvalovací cesty – kdo v jakém pořadí dokument schvaluje.
4. Administrátor schvalování u klienta vybere pro konkrétní dokument schvalovací cestu (nebo dokument rovnou schválí).
5. Klienti dokument podle cesty postupně schválí, nebo někdo zamítne.
6. Po schválení je dokument připraven pro účetní zpracování – kontrolu, potvrzení a přenos do účetního programu.

Kdy klientské schvalování používat

Kdy ano:

• Větší firmy s více schvalovateli.
• Firmy, kde se musí kontrolovat výdaje před zaúčtováním.
• Firmy s projektovým nebo střediskovým řízením.
• Situace, kdy účetní nesmí sama potvrdit náklad bez souhlasu klienta.

Kdy nedává smysl:

• Malé firmy, jeden majitel, který jen posílá doklady.
• Klient pouze nahrazuje doklady a nechce schvalovací proces.

Rychlý checklist: Jak schvalování nastavit

1. Otevřete Klient → Nastavení → Zpracování → Klientské schvalování.
2. Zapněte modul Využívat klientské schvalování.
3. Vyberte typy dokumentů, které mají klienti schvalovat.
4. Určete administrátora schvalování (viz níže).
5. Vytvořte schvalovací cesty (viz níže).

Hotovo. Níže jsou detaily k jednotlivým krokům.

Role: Administrátor schvalování

Kdo to je: jeden uživatel z klienta – ze seznamu uživatelů s přístupem do TAXY. Pokud u klienta ještě nejsou pozvaní uživatelé, musíte je nejdřív přidat, viz Pozvání klienta.

Co dělá: dostává jako první informace o nových dokumentech, které jdou do schvalování. U každého dokumentu vybírá schvalovací cestu (kdo má dokument schválit), nebo může dokument rovnou schválit. Může také upravit už přiřazenou schvalovací cestu u konkrétního dokumentu.

Proč je to potřeba: bez přiřazení cesty klient neví, kdo má dokument schválit. Administrátor cestu „nastaví“ na konkrétní doklad a teprve pak mohou schvalovatelé v cestě dokument schválit nebo zamítnout.

Co je schvalovací cesta

Schvalovací cesta je seznam kroků, kterými dokument prochází před tím, než je považován za schválený. Například: (1) vedoucí oddělení, (2) finanční ředitel, (3) majitel. U každého kroku nastavíte, zda musí schválit „alespoň 1 osoba“ ze zvolených lidí, nebo „všichni“.

Kde to nastavit: Klient → Nastavení → Zpracování → Klientské schvalování → sekce Schvalovací cesty. Klikněte na Přidat schvalovací cestu, zadejte název a vytvořte cestu. V detailu cesty přidáte kroky: u každého kroku zvolíte „Musí schválit alespoň 1 osoba“ nebo „Musí schválit všichni“ a vyberete schvalovatele – podle rolí, skupin nebo konkrétních uživatelů. Přidat další krok, uložit změny. Neaktivní cesty lze později aktivovat, cesty lze duplikovat nebo odstranit.

Pro konkrétní dokument vybírá schvalovací cestu administrátor schvalování ručně (v detailu dokumentu Zvolit schvalovací cestu nebo výběr připravené cesty).

Příklad schvalovacího procesu

Firma má role: vedoucí oddělení, CFO, majitel.

Schvalovací cesta „Standardní“:

• Krok 1: Vedoucí oddělení (alespoň 1 osoba).
• Krok 2: CFO (musí schválit).
• Krok 3: Majitel (musí schválit).

Dokument tak projde třemi kroky schvalování. Po schválení všemi je připraven pro účetní.

Jak probíhá schvalování dokumentu

1. Dokument je nahrán a vytěžen v TAXY.
2. Administrátor schvalování u dokumentu vybere schvalovací cestu (nebo dokument rovnou schválí tlačítkem Rovnou schválit).
3. Dokument čeká na schválení klientem – první schvalovatel v cestě vidí dokument a může ho schválit nebo zamítnout.
4. Klient dokument schválí nebo zamítne (při zamítnutí je povinný důvod).
5. Po schválení všech kroků cesty může účetní dokument potvrdit a případně přenést do účetního programu.

Podrobnosti ke stavům dokladů a sloupci Schvalování v přehledu najdete na stránce Správa a stavy dokladů.

Pohled klienta

Klient po přihlášení (web nebo mobilní aplikace) vidí blok Dokumenty ke schválení mnou. V detailu dokumentu má sekci Schvalování s tlačítky Schválit a Zamítnout. Při zamítnutí musí vyplnit důvod. Změny a schválení se zobrazují v historii dokumentu.

Klient dostane e-mail při novém dokumentu ke schválení. Dokumenty ke schválení vidí v mobilní aplikaci i na webu – v mobilu na první stránce bez ohledu na výběr účetní jednotky.

Na co si dát pozor

• Dokument nelze potvrdit do účetnictví, dokud není schválen klientem podle nastavené cesty.
• Pokud není u dokumentu zvolena schvalovací cesta, klient dokument neschválí – cestu musí vybrat administrátor schvalování (v detailu dokumentu Zvolit schvalovací cestu).
• Změna schvalovací cesty u dokumentu se zapisuje do historie dokumentu.

Související

• Správa a stavy dokladů – stavy dokladů, sloupec Schvalování, omezení u potvrzených dokladů.
• Pozvání klienta – potřeba uživatelů pro administrátora a schvalovatele.
• Příjem dokladů – jak doklady přicházejí do TAXY.