Zjednodušená práce s dokumenty (inbox)

Jak aktivovat nový inbox režim, co se změní oproti složkám a jak bezpečně provést migraci klientů.

Modul Zjednodušená práce s dokumenty (inbox) mění způsob, jak v TAXY pracujete s doklady. Místo ručního třídění do složek se pracuje přes přehled Doručené doklady a jasné procesní stavy.

Přidaná hodnota

Méně chyb při nahrávání: klient neřeší, do které složky doklad patří.
Jasný pracovní tok: doklady se posouvají přes konkrétní stavy zpracování.
Lepší přehled pro tým: rychle vidíte, co čeká na účetní a co na klienta.
Oddělení typů dokumentů: účetní doklady a trvalé dokumenty mají odlišný účel.
Bezpečný přechod: migraci můžete zavádět postupně po klientech.

Co se mění oproti původnímu režimu

V původním režimu klient nahrává dokumenty přímo do stromu složek. To je flexibilní, ale často vznikají chyby v zařazení.

V inbox režimu:

doklady přicházejí do přehledu Doručené doklady
účetní je řeší podle stavu
po potvrzení a přenosu se přesouvají do účetního archivu

Prakticky to znamená méně ručního třídění a rychlejší průchod od přijetí po archivaci.

Aktivace v nastavení kanceláře

Nejdřív je potřeba zapnout modul na úrovni účetní kanceláře:

Otevřete Nastavení služeb a modul Zjednodušená práce s dokumenty (inbox).
Aktivujte funkci pro kancelář.
Potom nastavujte přechod u jednotlivých klientů.

Bez této aktivace se nový režim na klientech nezobrazí.

Migrace klienta krok za krokem

Migrace je průvodce, který vás provede přechodem ze složkového režimu do inbox režimu.

U klienta otevřete sekci dokumentů a spusťte přechod na nové workflow.
Zvolte, zda budete přijímat účetní doklady, trvalé dokumenty, nebo obojí.
Nastavte pravidla pro účetní doklady:
- vytěžování
- účetní potvrzení
- případně klientské schvalování
Nastavte archivaci a cílovou strukturu účetního archivu.
Dokončete migraci.

Po dokončení se dokumenty zpracovávají v novém režimu a původní složky slouží hlavně jako archivní struktura.