Synchronizace dokumentů
Jak nastavit synchronizaci mezi TAXY a složkou na serveru nebo počítači, jak fungují Inbox a Archiv a co čekat v provozu.
Modul Synchronizace dokumentů propojuje doklady v TAXY se složkou, kterou si zvolíte na serveru nebo počítači. Nejčastěji jde o složku synchronizovanou přes OneDrive. Cílem je mít bezpečný a předvídatelný tok dokumentů bez ručního přepisování.
K čemu modul slouží
- Příjem dokladů do TAXY ze složky Inbox.
- Automatické ukládání zpracovaných dokladů z TAXY do složky Archiv.
- Zachování vaší složkové struktury pro sdílení a dohledání mimo TAXY.
Jak synchronizace funguje
Synchronizace je rozdělena do dvou jasných toků.
Inbox (úložiště do TAXY)
- Do složky Inbox nahrajete doklad.
- TAXY doklad načte mezi nezpracované dokumenty.
- Po úspěšném načtení se soubor z Inboxu automaticky odstraní.
- Pokud načtení selže, soubor v Inboxu zůstane a je potřeba zkontrolovat chybu.
Archiv (TAXY do úložiště)
- Doklady, které zpracujete nebo přesunete v TAXY, se synchronizují do složky Archiv.
- Změny struktury provedené v TAXY se propíšou i do archivu.
Důležité omezení
- Změny v archivu na OneDrive se nepropisují zpět do TAXY.
- Smazání souboru v archivu na OneDrive nesmaže doklad v TAXY.
- Doklady nahrané mimo složku Inbox se do TAXY nenačtou.
Co očekávat od rychlosti
- Bez zátěže se změny obvykle projeví v řádu sekund.
- Při vyšší zátěži počítejte běžně s prodlevou do 1 až 2 minut.
Kde stáhnout TAXY konektor
TAXY Connector stáhnete v nastavení služeb účetní kanceláře.
- Otevřete aplikace.taxy.cz a přihlaste se.
- V levém menu přejděte do Moje kancelář.
- Otevřete stránku Nastavení služeb.
- V seznamu modulů otevřete TAXY Connector.
- V detailu modulu klikněte na Stáhnout instalátor.
Přímé odkazy v aplikaci:
- přehled nastavení služeb: aplikace.taxy.cz/cs/ucetni/sluzby/nastaveni
- detail modulu TAXY Connector: aplikace.taxy.cz/cs/ucetni/sluzby/nastaveni/modul/30
Po instalaci konektoru pokračujte nastavením synchronizace podle postupu níže.
Předpoklady pro zprovoznění
- Připravená kořenová složka, kde budete mapovat klienty.
- Běžící synchronizační klient cloudového úložiště na serveru nebo počítači.
- Správný uživatel a licence pro běh synchronizace.
- Oprávnění ke složkám Inbox a Archiv.
Nastavení krok za krokem
- Otevřete v desktop aplikaci TAXY sekci propojení cloudového úložiště.
- Vyberte kořenovou složku pro synchronizaci.
- U konkrétního klienta nastavte cestu pro Inbox.
- Nastavte cestu pro Archiv.
- Uložte mapování.
- Ověřte funkčnost testem.
Doporučený test:
- nahrajte testovací doklad do Inboxu
- ověřte, že se objeví mezi nezpracovanými doklady v TAXY
- po zpracování ověřte, že je uložen v Archiv složce
Doporučený provozní postup
- Vkládejte nové doklady pouze do Inboxu.
- Sledujte, že se Inbox průběžně vyprazdňuje.
- Správu archivní struktury dělejte primárně v TAXY.
- Nasazení začněte na 1 až 2 testovacích klientech a potom rozšiřujte.
Nejčastější situace a řešení
Doklad zůstává v Inboxu
Nejčastěji jde o chybu při načtení. Zkontrolujte stav synchronizace a zkuste doklad nahrát znovu.
Změna se neprojevila hned
Vyčkejte 1 až 2 minuty a obnovte přehled. Při zátěži je krátká prodleva očekávaná.
Doklad je nahraný mimo Inbox
Takový soubor se do TAXY nenačte. Přesuňte ho do správné Inbox složky.
Smazání nebo přesun v archivu na OneDrive
Tyto změny neovlivní doklady uložené v TAXY. Je to záměr kvůli bezpečnosti dat.
Potřebujete širší kontext práce s dokumenty. Pokračujte na stránku Práce s doklady.