Automatizace a OCR

Cílem automatizace v TAXY je ušetřit přepisování. Doklad projde od příjmu až po přípravu k přenosu s minimem ručních zásahů, účetní pak řeší hlavně kontrolu a výjimky. Tato stránka shrnuje, co se děje automaticky a kde si to nastavíte.

Vytěžování údajů

Z nahraného dokladu TAXY načte údaje sám. Podle formátu se použije jedna ze dvou cest.

• ISDOC a strukturované formáty — údaje se načtou přímo z dat, bez rozpoznávání obrazu. Výsledek je nejpřesnější.
• PDF a obrázky — údaje se získají vytěžením pomocí AI, tedy rozpoznáním textu a jeho významu.

Vytěžují se údaje protistrany, částky, rekapitulace DPH a datumy. Doklad se po vytěžení přepne do stavu Vytěžen.

Podrobný popis včetně nastavení u klienta je v Vytěžování dokladů (OCR), práce s výsledkem v detailu pak ve Vytěžování a detail dokumentu.

Kontrola vytěžených dat

Automat není neomylný a některé doklady jsou nečitelné nebo netypické. TAXY proto upozorní na místa, která nesedí, typicky na nesoulad rekapitulace DPH s celkovou částkou.

Doklad, který nejde potvrdit, se dá znovu vytěžit nebo potvrdit i přes upozornění. Postup popisuje Kontrola a oprava vytěžených dat.

Zvláštní pozornost si zaslouží položky versus rekapitulace, viz Vytěžování položek vs. rekapitulace.

Pravidla pro účtování

Opakující se doklady od stejného dodavatele nemusíte účtovat pokaždé znovu. Pravidla dokážou předvyplnit předkontaci a další účetní údaje podle protistrany a typu dokladu. Nastavení popisuje Pravidla a automatizace.

Párování úhrad

Bankovní pohyby se automaticky navazují na doklady, takže nemusíte dohledávat, co je zaplacené. Princip a řešení nespárovaných plateb popisuje Párování úhrad.

Hlídání duplicit

Stejný doklad se do TAXY často dostane dvakrát, například e-mailem i z mobilu. TAXY takové případy označí a nabídne sloučení, aby se do účetnictví nedostal dvakrát. Viz Duplicity dokumentů.

Automatický příjem dokladů

Vytěžování navazuje na kanály, kterými doklady do TAXY chodí bez ručního nahrávání.