Vlastní pravidla vytěžování
Jak zadat vlastní pravidla vytěžování za kancelář, klienta a dodavatele, co s nimi jde nastavit a kdy se v zaúčtování neprojeví.
Vlastní pravidla jsou krátké instrukce v češtině, podle kterých AI upraví výsledek vytěžování. Hodí se na opakující se situace, například když chcete mít předmět fakturace vždy ve stejném tvaru nebo když od jednoho dodavatele chodí stále stejný typ nákladu.
Jak pravidlo vypadá
Každé pravidlo má dvě pole:
- Kdy se aplikuje je podmínka, například Přijaté faktury v cizí měně. Když pole necháte prázdné, pravidlo platí vždy.
- Co se má stát je samotná instrukce, například Do předmětu fakturace vždy napiš číslo faktury a název dodavatele.
Pravidlo můžete kdykoli vypnout přepínačem Pravidlo je aktivní. Vypnuté pravidlo zůstane v tabulce, ale nepoužívá se.
Tři úrovně pravidel
Pravidla se zadávají na třech místech. Při vytěžování dokladu se použijí všechna aktivní pravidla ze všech úrovní najednou, žádná úroveň jinou nepřepisuje. Pravidla na různých úrovních si proto nesmí odporovat, jinak je výsledek nepředvídatelný.
| Úroveň | Kde to najdu | Na co se hodí |
|---|---|---|
| Kancelář | Nastavení služeb (ikona ozubeného kola v horní liště) → Vytěžování dokumentů → Globální pravidla vytěžování | Jednotný styl pro všechny klienty, například formát předmětu fakturace |
| Klient | Detail klienta → Nastavení → Účetní doklady → záložka Vytěžování → Pravidla vytěžování klienta | Zvyklosti jednoho klienta, například jak účtuje nájem nebo pohonné hmoty |
| Dodavatel | Detail klienta → Nastavení → Adresář → kontakt → Nastavení vytěžování | Doklady od jednoho konkrétního dodavatele |
Pravidla u dodavatele
Pravidla u kontaktu v adresáři se použijí jen tehdy, když TAXY dodavatele z dokladu najde v adresáři daného klienta. Hledá se podle IČO, pak podle DIČ a nakonec podle názvu. Zkontrolujte proto, že má kontakt vyplněné správné IČO. U vydaných faktur platí pravidla kontaktu, který je na dokladu odběratelem.
Na stejné stránce můžete u dodavatele nastavit i Vytěžovat položky. Volba platí pro doklady, kde je kontakt dodavatelem, a má přednost před nastavením kanceláře i klienta.
Co pravidlem jde nastavit
Vytěžené údaje
Pravidla spolehlivě fungují pro údaje, které se čtou přímo z dokladu. Jsou to například předmět fakturace, číslo dokladu, variabilní symbol, datum vystavení, splatnosti a DUZP, způsob platby, dodavatel a odběratel, měna, částky, názvy položek a sazba DPH.
Pole pojmenujte stejně, jako se jmenuje v detailu dokladu. Předmět fakturace AI pozná jistě, popis nebo text dokladu už nemusí.
Zaúčtování
Pravidlem můžete ovlivnit i předkontaci, středisko, zakázku, činnost, členění DPH, řádek kontrolního hlášení, účty MD a DAL a dokladovou řadu. Tady ale musí platit všechny tyto podmínky:
- U klienta je zapnuté automatické zaúčtování. Najdete ho v záložce Vytěžování v kartě AI vytěžování údajů.
- Od stejného dodavatele už existují dříve zpracované doklady. TAXY při zaúčtování vychází z posledních potvrzených dokladů od téhož dodavatele (z TAXY nebo z účetního programu) a podle nich navrhuje zaúčtování nového dokladu. U prvního dokladu od nového dodavatele se pravidla pro zaúčtování nepoužijí a zaúčtování se doplní jen tam, kde ho číselník určuje jednoznačně (například jediná dokladová řada).
- Hodnota existuje v číselníku z účetního programu. Pokud má klient stažené číselníky (střediska, zakázky, předkontace…) a pravidlo uvede hodnotu, která v nich není, TAXY ji po vytěžení vymaže. Pište proto přesný kód, například středisko PROVOZ, ne středisko pro provoz.
- Středisko a zakázka nemají zapnutý ruční výběr. Pokud je v kartě Středisko po vytěžování nebo Zakázka po vytěžování zapnuté Vyžadovat manuální výběr, zůstane pole po vytěžení prázdné i s pravidlem. Předkontace se doplňuje vždy.
- Doklad nemá víc než 30 položek. U delších dokladů se automatické zaúčtování neprovádí.
Co pravidla neumí
- Rozdělit jednu položku na více středisek. Každá položka dostane jedno středisko. Poměrové rozdělení položky mezi střediska udělejte ručně v detailu dokladu, viz Vytěžování položek vs. rekapitulace.
- Změnit už vytěžené doklady. Pravidlo platí až pro doklady vytěžené po jeho uložení. U starších dokladů spusťte vytěžení znovu, viz Vytěžování nebo načtení dokladu znovu.
- Pracovat s údaji mimo doklad. AI vidí jen vytěžovaný doklad, pravidla a číselníky klienta. Neumí například dohledat objednávku v jiném systému nebo počítat se součty za více dokladů.
Jak napsat dobré pravidlo
- Jedno pravidlo = jedna věc. Delší instrukce rozdělte do více pravidel.
- Podmínku pište konkrétně. Opřete ji o dodavatele, text položky, typ dokladu nebo částku.
- Pole pojmenujte jako v detailu dokladu a hodnoty z číselníku pište přesným kódem.
- Pravidlo pro jednoho dodavatele zadejte k jeho kontaktu v adresáři, ne globálně s podmínkou na název.
| Místo tohoto | Napište |
|---|---|
| Faktury za telefon rozděl mezi střediska A a B. | Nastav středisko KANCELAR. (rozdělení udělejte ručně) |
| Dej tam správné středisko. | Pokud název položky obsahuje „nájem“, nastav středisko KANCELAR. |
| Popis upravit, ať je hezčí. | Do předmětu fakturace napiš číslo faktury a název dodavatele. |
| Energie účtuj na provoz. (globálně) | U kontaktu dodavatele: Nastav předkontaci ENERGIE a středisko PROVOZ. |
Jak pravidlo ověřit
- Uložte pravidlo na zvolené úrovni.
- Vyberte jeden doklad, na který by se mělo vztahovat, a spusťte Znovu vytěžit.
- V detailu dokladu zkontrolujte údaje a sekci zaúčtování.
- Pokud výsledek nesedí, upravte text pravidla a postup zopakujte.
Pravidlo nezabralo — co zkontrolovat
- Je pravidlo aktivní a nemá k němu protichůdné pravidlo na jiné úrovni?
- Byl doklad vytěžen až po uložení pravidla?
- U pravidla dodavatele: má kontakt v adresáři klienta stejné IČO jako dodavatel na dokladu?
- U zaúčtování: je zapnuté automatické zaúčtování, existují dřív potvrzené doklady od stejného dodavatele, je hodnota v číselníku a není zapnutý ruční výběr střediska nebo zakázky?
- Nemá doklad víc než 30 položek?
Pokud je vše v pořádku a pravidlo přesto nefunguje, napište nám přes podporu přesné znění pravidla (obě pole), úroveň, kde je uložené, a odkaz na konkrétní doklad.