Jak organizovat dokumenty

Přehledná struktura složek u každého klienta usnadňuje orientaci týmu i klientů a urychluje vyhledávání dokladů. Dobře nastavená organizace dokumentů šetří čas při kontrole a archivaci.

Doporučení

• Využijte kopírování struktury od jiného klienta. U nových klientů nemusíte vytvářet složky od nuly. Připravte si vzorovou strukturu u jedné firmy a u dalších při zakládání dokumentů zvolte možnost Zkopírovat strukturu od jiného klienta. Podrobnosti k častým situacím se složkami najdete v sekci Řešení častých situací – téma Struktura složek.
• Držte jednotnou logiku napříč kanceláří. Např. měsíční složky (2025/01, 2025/02) nebo agendy (Faktury přijaté, Výdajové doklady). Konzistence usnadňuje zaškolení kolegů i předávání klientů.
• Propojte organizaci se stavy a workflow. Správa stavů dokladů a přehled práce jsou popsány v nápovědě Správa a stavy dokladu a Přehled práce.