Klienti posílají doklady pozdě
Největší zdržení obvykle vzniká mimo TAXY, doklady nejsou nahrané včas nebo nejsou potvrzené ve správném stavu. Tento postup pomáhá rychle zjistit, kde se práce zastavila.
1. Zkontrolujte, jestli doklady vůbec dorazily
V klientovi otevřete Dokumenty a zkontrolujte:
- složky za aktuální období
- přehled Všechny
- u e-mailového příjmu také Sběrný e-mail a záložku Nové ke kontrole
Pokud jsou e-maily v Nové ke kontrole, je potřeba je potvrdit. Teprve potom se přílohy zapíšou jako doklady.
2. Ověřte stav zpracování
V přehledu Dokumenty → Všechny filtrujte podle stavu:
- Čeká na schválení klientem
- Čeká na potvrzení účetním
- Zamítnuto
- Připraveno k přenosu
Podle stavu je hned vidět, jestli čekáte na klienta, nebo je blokace na straně účetní.
3. Dovyžádejte jen konkrétní chybějící doklady
Místo obecné výzvy pošlete klientovi konkrétní seznam:
- období
- počet chybějících dokladů
- typ dokladů, které chybí
- termín doplnění
Pro další období doporučte klientovi posílat podklady průběžně přes sběrný e-mail nebo mobilní aplikaci.
4. Omezte opakování situace
- U klientů s více schvalovateli zapněte klientské schvalování
- Používejte pravidelnou kontrolu stavů v přehledu Všechny
- Domluvte pevný termín, do kdy mají být doklady za měsíc nahrané