Příjem dokladů od klientů

Klient může doklady do TAXY dostat několika způsoby. Nejjednodušší varianta je e-mail – každý klient má v TAXY svou vlastní sběrnou adresu. Pro účtenky, PHM a podobné doklady z terénu se hodí mobilní aplikace TAXY (iOS a Android). Žádný běžný formát není problém: systém přijme PDF, obrázky, Office dokumenty i strukturované formáty (ISDOC, ISDOCX).

Dvě hlavní cesty: e-mail a mobilní aplikace

Sběrný e-mail – nejjednodušší pro klienta

Každý klient má v TAXY vlastní sběrnou e-mailovou adresu. Tvar adresy je {kód}@krabicesdoklady.taxy.cz. Klient na ni pošle e-mail s doklady v příloze a doklady se objeví u daného klienta v TAXY.

• Adresu najdete u klienta v sekci Dokumenty → Sběrný e-mail. Zobrazí se text Sem posílejte doklady v příloze: a kopírovatelná adresa.
• Adresu můžete předat klientovi (e-mailem, na vizitce, v portálu). Klient nemusí nic instalovat, stačí poslat přílohy.
• Podporuje se i chytrý sběrný e-mail – pokročilá varianta zpracování přijatých e-mailů.

Kde doklady ze sběrného e-mailu najdete

U klienta: Klient → vyberte klienta → Dokumenty → Sběrný e-mail.

• Záložka Nové ke kontrole – e-maily, u kterých je potřeba zkontrolovat přílohy (zejména když je v e-mailu více příloh). TAXY odhadne, které přílohy ponechat a které ignorovat, přesto je vhodné to zkontrolovat. U každé přílohy můžete rozhodnout, zda ji přijmout, nebo vyřadit. E-mail pak potvrdíte, nebo můžete Potvrdit vše pro hromadné potvrzení.
• Záložka Všechny přijaté e-maily – kompletní přehled přijatých e-mailů.

Po potvrzení se z příloh stanou doklady v systému. Doklady pak můžete roztřídit, přiřadit typ a dál s nimi pracovat v rámci klienta (složky, fronty, účtování).

Mobilní aplikace TAXY (iOS a Android)

Klient s přístupem do TAXY může doklady nahrávat přímo z mobilní aplikace TAXY – vyfotí účtenku, PHM nebo jiný doklad v aplikaci, případně vybere obrázek z galerie. Nahrání proběhne do zvolené složky u daného klienta.

• Hodí se hlavně na účtenky, pokladní doklady, PHM a další doklady „z terénu“.
• V historii dokladu je pak uvedeno, že byl nahrán z mobilní aplikace.

Mobilní aplikace využívá stejný přístup jako web – klient se přihlásí a vidí své složky a doklady.

Jaké formáty TAXY přijme – žádný formát není problém

Systém umí pracovat s běžnými formáty, které klienti posílají:

• PDF – jakékoli PDF (skeny, exporty, PDF s vloženou datovou vrstvou)
• Obrázky – JPG, JPEG, PNG, GIF, HEIC, WEBP (fotky z mobilu včetně iPhone)
• Dokumenty – DOC, DOCX, XLS, XLSX
• Datové formáty – XML, ISDOC, ISDOCX (strukturovaná data faktur)

Přílohy e-mailu: v rozhraní sběrného e-mailu se uvádí podpora pro PDF, JPG, PNG, GIF, DOC, XLS, ISDOC (a související varianty), typicky do 50 MB. Obrázky z mobilu (včetně HEIC) a běžné kancelářské formáty systém zvládne. V praxi tedy není potřeba řešit, zda klient pošle „správný“ formát – TAXY doklady převezme a zpracuje.

Jak se doklady zpracují

• ISDOC / ISDOCX – údaje se načtou přímo ze struktury, bez OCR. V detailu dokladu je u takových souborů štítek ISDOC.
• PDF s datovou vrstvou (např. vložený ISDOC) – načtení údajů z vrstvy, bez OCR.
• Obrázky a PDF bez datové vrstvy – vytěžení údajů pomocí AI (OCR). Kvalita a čitelnost ovlivňují výsledek.

Více k vytěžování najdete v OCR a vytěžování dokladů.

Od e-mailu k účetním dokladům – roztřídění a typy

Doklady přijaté ze sběrného e-mailu nebo z mobilní aplikace se nejprve objeví v systému. Následně je účetní roztřídí – přiřadí jim typ dokladu a případně podtyp.

Typy dokladů, které TAXY zná, mimo jiné:

• Neroztříděno – výchozí stav po přijetí
• Faktura přijatá (řádná, zálohová, proforma, daňový doklad atd.)
• Faktura vydaná
• Účtenka – s podtypy: neurčeno, placená kartou, placená hotově (vhodné pro účtenky a podobné doklady včetně PHM)
• Výpis z účtu
• Dokument pro úřady (daňové přiznání, elektronické podání, potvrzení o platbách)
• Jiný závazek, Jiná pohledávka
• Ostatní – s upřesněním: interní doklad, smlouva, objednávka přijatá/vydaná, dodací list, přepravní doklad (vhodné např. pro PHM a dopravní doklady), inventurní seznam

Účtenky (včetně účtenek za PHM) lze tedy evidovat jako typ Účtenka a zvolit způsob platby (kartou / hotově), nebo v některých případech zařadit do Ostatní → přepravní doklad. Roztřídění probíhá v detailu dokladu nebo v hromadných operacích podle nastavení kanceláře.

Jeden e-mail, více příloh – rozdělení na jednotlivé doklady

Když klient pošle jeden e-mail s více přílohami, každá příloha může představovat samostatný doklad. V záložce Nové ke kontrole u sběrného e-mailu uvidíte jednotlivé přílohy, u každé můžete rozhodnout, zda ji přijmout jako doklad, nebo ji vyřadit. Po potvrzení e-mailu se přijaté přílohy zapíší jako samostatné doklady a dál se s nimi pracuje (roztřídění, přiřazení typu, případně rozdělení na jednotlivé účetní případy podle potřeb kanceláře).

Kde to všechno najdete v TAXY

Shrnutí