Nejasné rozdělení práce v týmu
Nejasnosti v týmu obvykle vznikají tehdy, když není jasné, kdo řeší jaký stav dokumentu. V TAXY se to dá řídit přes stavy a role.
Praktické rozdělení odpovědností
- Klient dodává podklady a u schvalovaných dokladů provádí schválení
- Účetní kontroluje, potvrzuje a přenáší doklady do účetního programu
- Hlavní administrátor schvalování řeší přiřazení nebo úpravu schvalovacích cest
Doporučená pravidla pro tým účetní kanceláře
- Každý den projděte přehled Dokumenty → Všechny.
- Nejprve řešte stav Čeká na potvrzení účetním.
- U stavu Čeká na schválení klientem neprovádějte účetní potvrzení, to je blokované.
- U zamítnutých dokladů vždy doplňte další krok, oprava nebo smazání.
Co mít sjednocené interně
- kdo z týmu zpracovává příjem ze Sběrného e-mailu
- kdo řeší kontrolu vytěžených údajů
- kdo provádí finální potvrzení a přenos
Tím se zamezí tomu, že více lidí řeší stejný doklad, nebo naopak nikdo.