Tickety s klienty (Komunikace)

Stránka Komunikace v horní navigaci drží veškerou e-mailovou komunikaci s klienty na jednom místě. Každý dotaz je konverzace (ticket) se stavem, řešitelem a historií — nic se neztratí v osobních schránkách a kdokoli z týmu vidí, co už bylo domluvené.

Poznámky u konkrétních dokladů popisuje Komunikace ke konkrétním dokladům. Napojení firemních schránek (Gmail, Microsoft 365) popisuje Helpdesk.

Aktivace modulu

Modul Komunikace s klienty přes TAXY se zapíná per klient. V nastavení helpdesku je hromadná tabulka pro aktivaci u více klientů najednou a přepínač, který modul automaticky aktivuje novým klientům. U klienta bez aktivního modulu záložka Komunikace jen vysvětlí, jak ho zapnout.

Práce s konverzacemi

Stránka má záložky Konverzace, Vyhodnocení a Nastavení. V levém panelu je hledání, tlačítko Nová konverzace a filtry podle řešitele (Celý tým) a stavu (Všechny stavy). Šířku panelu si můžete tažením upravit, nastavení se pamatuje. Nepřečtené konverzace poznáte podle tečky a tučného titulku — po otevření se označí jako přečtené hned.

Každá konverzace má:

• Stav — Čeká na účetní, Čeká na klienta, nebo Vyřešeno. Stav přepnete kliknutím na barevný chip v hlavičce, funguje i v základním modulu Komunikace.
• Řešitele (tlačítko Nastavit řešitele) — kdo z týmu dotaz řeší.
• Štítky — vlastní kategorie (například obecný dotaz, finanční účetnictví) pro filtrování a vyhodnocení.
• Menu ⋮ s akcemi Archivovat, Změnit prioritu, Určit termín, Přeposlat do sběrného e-mailu a Postoupit na podporu Taxy. Archivované konverzace najdete na samostatné záložce.

V editoru odpovědi přepínáte mezi Odpovědí (odejde klientovi e-mailem) a Interní poznámkou (vidí jen tým). Příjemce lze upravit tužkou vedle adresy, Předvyplněné odpovědi vloží připravený text. Sponkou přiložíte soubory — přílohy odcházejí přímo v e-mailu do velikosti 20 MB, větší soubory klient dostane jako odkaz.

Chytré přiřazení klienta

Příchozí e-mail se ke klientovi přiřadí podle adresy odesílatele. Když stejná adresa patří k více firmám, TAXY vybere správnou firmu podle domény a kontextu zprávy — a pokud si není jisté, nechá konverzaci nepřiřazenou k ručnímu výběru. Přiřazeného klienta můžete u konverzace kdykoli změnit volbou u jména klienta v hlavičce, rozhodnutí se zapisuje do historie konverzace.

Doklady z ticketu do zpracování

Když klient pošle do konverzace doklady (fakturu v příloze), nepřeukládejte je ručně — použijte akci Přeposlat do sběrného e-mailu. Poslední zpráva klienta se všemi přílohami odejde do dokladové schránky klienta a doklady se zpracují jako běžný příjem. Přeposlání se zapíše do historie konverzace a ticket můžete rovnou uzavřít.

Automatické potvrzení přijetí

TAXY umí na nový ticket automaticky odpovědět potvrzením o přijetí. Chování nastavíte pro každého klienta zvlášť v nastavení komunikace: podle nastavení schránky, vždy potvrzovat, nebo nepotvrzovat.

Co vidí klient

Klient komunikuje běžným e-mailem — odpovědi mu chodí z adresy vaší kanceláře (viz napojení odchozí pošty) a jeho odpovědi se vracejí do konverzace. Interní poznámky, stavy, řešitele ani štítky klient nevidí.

Související stránky

• Komunikace ke konkrétním dokladům — poznámky u dokladů
• Helpdesk — napojení Gmail a Microsoft 365
• Komunikace (přehled modulu)