Komunikace ke konkrétním dokladům

Komunikace u dokladu slouží k řešení konkrétních otázek k jednomu dokumentu. Veškeré dotazy a odpovědi tak zůstávají přímo u daného dokladu a není potřeba řešit komunikaci mimo TAXY. Poznámky u dokladu = komunikační vlákno k jednomu dokumentu.

K čemu slouží komunikace u dokladů

Poznámky u dokladu využijete například v těchto situacích:

• když je doklad nečitelný a potřebujete od klienta lepší sken nebo upřesnění
• když chybí informace (variabilní symbol, typ plnění, datum)
• když je potřeba potvrdit zaúčtování nebo způsob zpracování
• když klient dodal špatný doklad a chcete ho požádat o náhradu

Všechna výměna zůstane u dokladu, takže máte přehled a klient nemusí nic hledat v e-mailu.

Typický postup práce

1. Účetní otevře doklad (v přehledu dokumentů nebo v panelu Nejnovější poznámky).
2. Zjistí, že chybí informace nebo je potřeba něco ověřit.
3. Přidá poznámku s viditelností Vidí účetní i klient, napíše dotaz.
4. Volitelně odešle e-mailové upozornění vybraným lidem (klientovi nebo kolegům).
5. Klient nebo kolega odpoví – přímo u dokladu v TAXY, nebo odepsáním na e-mail s notifikací (odpověď se propíše do detailu dokumentu). Účetní ji uvidí v detailu dokumentu i v panelu Nejnovější poznámky.

Kde komunikace probíhá

Přehled klienta a panel Nejnovější poznámky

Na stránce klienta (Klient → vyberte klienta) je v pravém bočním panelu sekce Nejnovější poznámky. Zobrazují se tam poslední poznámky k dokladům daného klienta: text poznámky, autor (např. jméno klienta nebo účetního), datum a čas, štítek viditelnosti. Z každé poznámky lze přejít na konkrétní dokument (ikona nebo odkaz otevře detail dokladu na záložce Poznámky).

Panel umožňuje rychle vidět poslední komunikaci ke všem dokladům klienta. Nemusíte otevírat jednotlivé dokumenty a hned vidíte, kde probíhá diskuze.

Detail dokumentu

Klient → vyberte klienta → Dokumenty → Všechny (nebo konkrétní složka) → klik na řádek dokumentu nebo ikona tužky. Otevře se boční panel s záložkami Údaje, Poznámky, Přílohy, Historie. Záložka Poznámky slouží k přidání poznámky a zobrazení celého vlákna u daného dokladu.

Tabulka dokumentů

V tabulce dokumentů je sloupec Poznámka. U dokladu bez poznámky je ikona pro přidání, u dokladu s poznámkami ikona otevře náhled. Po kliknutí na řádek nebo ikonu dokumentu přejdete do detailu na záložku Poznámky.

Poznámka ke složce

V hlavičce složky (u Dokumentů u klienta) je ikona Přidat poznámku – poznámka se váže ke složce, ne k jednomu dokladu. Pro komunikaci ke konkrétnímu dokladu vždy používejte poznámky přímo u daného dokumentu.

Důležité: Poznámky jsou vždy navázané na konkrétní dokument (nebo složku). Pokud klient odpoví, odpověď se zobrazí ve stejném vlákně u daného dokladu.

Přidání poznámky

• Text: Do pole „Napište poznámku…“ napíšete text. Pole je povinné. Uložení: tlačítko Uložit poznámku nebo zkratka Ctrl+Enter (Mac: Cmd+Enter).
• Viditelnost: V rozbalovací nabídce zvolíte, kdo poznámku uvidí (viz tabulka níže). Pokud zvolíte Vidí účetní i klient a klient nemá zatím přístup do TAXY, aplikace zobrazí upozornění „Klient nemá přístup zatím do TAXY“.

Viditelnost poznámek

Bez správné volby viditelnosti může klient poznámku nevidět, nebo naopak uvidí interní diskuzi. Používejte podle účelu:

Upozornění e-mailem

Poznámka se uloží vždy k dokladu. Odeslání e-mailového upozornění je volitelné a slouží pouze k tomu, aby vybraní lidé dostali informaci e-mailem. E-mail se neodešle automaticky – je potřeba ho aktivně poslat.

Postup: Zvolíte viditelnost Vidí jen účetní tým nebo Vidí účetní i klient → zobrazí se tlačítko Upozornit ostatní? → kliknutím otevřete výběr příjemců (členové účetního týmu a případně klienti podle viditelnosti) → vyberete jednu nebo více osob → tlačítko změní text na Uložit poznámku a odeslat upozornění e-mailem. Po uložení aplikace zobrazí, kolik e-mailů bylo odesláno.

Odpověď z e-mailu: Klient i účetní mohou na zprávu reagovat přímo z e-mailu, kam jim notifikace přišla. Odpověď odeslaná na tento e-mail se automaticky propíše do detailu dokumentu a zobrazí se ve vlákně poznámek. Klient tak může odpovědět, aniž by musel otevírat TAXY.

Odpověď klienta (a účetního)

Pokud má poznámka viditelnost Vidí účetní i klient, klient ji u dokladu vidí a může na ni odpovědět. Stejně tak může odpovídat účetní nebo kolega z týmu.

Odpověď v TAXY: Klient nebo účetní otevře doklad (v portálu nebo v aplikaci), přejde na záložku Poznámky a přidá odpověď.

Odpověď z e-mailu: Když účetní odešle e-mailové upozornění, příjemce (klient nebo účetní) dostane zprávu do e-mailu. Na ni může odpovědět přímo odepsáním – odpověď se automaticky propíše do detailu dokumentu a zobrazí se ve vlákně poznámek. Klient tak může reagovat, aniž by musel otevírat TAXY.

• Odpověď (ať už z TAXY, nebo z e-mailu) se zobrazí ve stejném vlákně u daného dokladu pod původní poznámkou.
• Účetní ji uvidí v detailu dokumentu i v panelu Nejnovější poznámky na přehledu klienta. Nemusí tedy procházet všechny doklady, aby zjistil, kde klient nebo kolega odpověděl.

Seznam poznámek u dokladu

Pod formulářem pro novou poznámku se zobrazují všechny existující poznámky k dokladu (autor, datum, text, viditelnost). Můžete je procházet v pořadí od nejnovějších. Pro přidání další poznámky slouží tlačítko Přidat další poznámku.

Tip pro práci s komunikací

Pokud řešíte dotaz s klientem, nastavte viditelnost Vidí účetní i klient a odešlete e-mailové upozornění. Klient tak dostane zprávu e-mailem a může odpovědět buď v TAXY u dokladu, nebo přímo odepsáním na e-mail – odpověď se v obou případech propíše do detailu dokumentu. Klient nemusí TAXY ani otevírat. Nemusíte pak hledat odpověď v e-mailové schránce – vše je u dokladu.

Související stránky

• Správa a stavy dokladů – kde doklady najdete, stavy a hromadné akce
• Příjem dokladů od klientů – jak doklady přicházejí do TAXY
• Schvalování – workflow schvalování dokladů klientem
• Pozvání klienta – jak klient získá přístup do TAXY (potřebný pro viditelnost „Vidí účetní i klient“)