Nastavení kanceláře a týmu

Správa týmu účetní kanceláře probíhá v sekci Můj tým v aplikaci TAXY. Z jednoho místa přidáváte členy, přiřazujete jim role a klienty, nastavujete sazby a máte přehled o pozvaných i archivovaných lidech.

Kde najdete Můj tým

V hlavní navigaci účetního rozhraní zvolte Můj tým. Odkaz vede na https://aplikace.taxy.cz/cs/ucetni/tym.

V horní záložce pak máte tři oblasti:

• Můj tým – aktivní členové, pozvaní a archivovaní
• Uživatelské role – definice rolí v kanceláři (vidí jen uživatelé s příslušným oprávněním)
• Statistiky využití – přehledy využití TAXY (zobrazí se, pokud má kancelář zapnuté statistiky)

Můj tým – aktivní členové

Hlavní stránka Můj tým zobrazuje Můj tým - aktivní členové: seznam lidí, kteří už v TAXY pracují (přihlásili se a nejsou archivovaní).

• Vyhledávání – podle jména, příjmení nebo e-mailu
• Pozvat nového člena do týmu – tlačítko otevře formulář pro přidání člena

Pokud v týmu ještě nikdo není, zobrazí se prázdný stav s možností rychle pozvat prvního člena a zvolit zaměření: Účetnictví, Daně nebo Mzdy.

Pozvaní členové týmu a Archivovaní

Pod seznamem aktivních členů jsou dva odkazy:

• + Pozvaní členové týmu (počet) – lidé, kterým byla odeslána pozvánka, ale ještě se nepřihlásili (mají tzv. pozvánku čekající na přijetí)
• + Archivovaní (počet) – členové, kterým byl přístup deaktivován (archivace), nejsou smazáni, jen nemohou do TAXY

Kliknutím na odkaz přejdete na seznam Pozvaní členové do mého týmu nebo Archivovaní členové mého týmu. Z každé stránky lze přepínat na tu druhou.

Přidání nového člena týmu (Pozvěte nového člena týmu)

Formulář Pozvěte nového člena týmu otevřete tlačítkem Pozvat nového člena do týmu nebo z prázdného stavu výběrem zaměření (Účetnictví / Daně / Mzdy).

Povinná pole (stačí k přidání):

• Jméno
• Příjmení
• E-mail

Další pole (nepovinné, ale užitečné):

• Titul – např. Ing., Mgr.
• Role – vyberte libovolný počet rolí z definovaných uživatelských rolí kanceláře. Role určují, co člen v TAXY smí dělat.
• Dostupní klienti – koho z klientů člen uvidí:
  • Všichni klienti – přístup ke všem klientům kanceláře
  • Jen vybraní – výběr konkrétních klientů (dostupní klienti uvidí vše, co se týká vybraných klientů)
  • (Pokud má kancelář více organizací) Všichni klienti ve všech organizacích
  • Upozornění: má-li člen roli Administrátor, vždy uvidí všechny klienty bez ohledu na tento výběr.
• Fakturační částka (Kč/hod.) – sazba pro fakturaci klientům
• Nákladová částka (Kč/hod.) – nákladová sazba (mzdy + režie)
• Organizace / Pobočka – pokud má kancelář zapnuté organizace nebo pobočky, lze člena přiřadit k organizaci nebo pobočce

Pozvánka e-mailem:

• Zaškrtávací pole Odeslat pozvánku e-mailem – výchozí je zaškrtnuto: Chci rovnou odeslat pozvánku e-mailem. Nepovinné, lze odeslat i později.
• Pokud nezaškrtnete, člen se vytvoří bez odeslání e-mailu a pozvánku lze odeslat později.

Tlačítka: Zavřít a Přidat uživatele.

Po přidání se člen objeví v seznamu. Pokud jste zvolili odeslání pozvánky, na jeho e-mail přijde odkaz typu https://aplikace.taxy.cz/pozvanka-ucetni/{kód}. Po přijetí pozvánky se stane aktivním členem týmu.

Detail člena týmu

Kliknutím na člena v seznamu přejdete na Detail člena týmu, např.
https://aplikace.taxy.cz/cs/ucetni/tym/clen/156.

V levém menu jsou:

• Základní informace – stejná data jako při přidání/úpravě: jméno, příjmení, titul, e-mail, role, dostupní klienti, fakturační a nákladová částka, organizace, pobočka. Vše lze upravit a uložit (Uložit uživatele).
• Odpracovaný čas – zobrazí se, pokud má kancelář zapnutý modul času (timer). Přehled odpracovaného času člena.

Načítání detailu: pokud je stránka otevřená před načtením dat, zobrazí se text typu „Načítáme informace o členovi týmu“. Po načtení uvidíte formulář se základními informacemi.

Uživatelské role

Záložka Uživatelské role v rámci Můj tým slouží k definici rolí (např. Administrátor, Účetní, Asistent). Tyto role pak vybíráte u každého člena v poli Role při přidání nebo v detailu člena. Kdo jakou roli má, určuje jeho oprávnění v TAXY. Uživatelské role vidí jen uživatelé s příslušným oprávněním (typicky administrátoři).

Statistiky využití

Záložka Statistiky využití (pokud je pro kancelář zapnutá) nabízí přehledy využití TAXY v kanceláři – např. přehled za aktuální období a Dlouhodobé trendy. Slouží k tomu, abyste měli přehled o tom, jak se systém v týmu používá.

Shrnutí

• Můj tým = aktivní členové + odkazy na Pozvané a Archivované.
• K přidání člena stačí jméno, příjmení a e-mail, ostatní pole (titul, role, dostupní klienti, sazby, pozvánka e-mailem) jsou volitelná.
• Detail člena = základní informace (včetně rolí a dostupných klientů) a případně Odpracovaný čas.
• Uživatelské role definují, co kdo smí dělat. Statistiky využití dávají přehled o využití TAXY v kanceláři.