Oběh účetních dokladů

Přepis

Kliknutím na čas video skočí na dané místo.

1. 0:03Dobrý den, vítám vás u dalšího videa, které je zaměřené na elektronické workflow a digitální archiv dokladů. Jako první bych doporučovala jít do
2. 0:14globálního nastavení, kde si v části Organizace účetní kanceláře zapnete zjednodušenou práci s dokumenty neboli Inbox.
3. 0:28Tak potom půjdete do konkrétního klienta, kde si nastavíte tu flow, jak potřebujete. Zase ideální je zkratka Ctrl + K nebo Cmd + K, kde si napíšete klienta, kterého chcete zpracovat, tabulátor, Nastavení a tady dáte Účetní doklady. Já u tady toho konkrétního klienta už to mám nastavené. Já jsem ho otevřela schválně, abych vám ukázala tu flow od začátku do konce, jak běží, kde vidíte, že první, čím začínáme, je příjem dokladu. To je předávání dokladů od klienta do účetní kanceláře. Potom ten doklad běží na vytěžení, aby se informace z toho dokladu propsaly do dat, a u některých klientů můžete mít nastavené Klientské schvalování. Po klientském schválení běží doklady do účtárny na potvrzení a po potvrzení účetní ten doklad běží do účetního softwaru. Tady se teda archivuje elektronicky digitálně a potom může probíhat nějaké párování na to, jestli doklad byl uhrazený. Teď půjdeme do klienta, kde tu workflow nastavenou nemáme, abyste věděli, co všechno je potřeba si tam zvolit. V podstatě tady, když půjdu přes Klienty, tak tady vidíte, u jakých klientů to nastaveno není. Tak to nastavíme třeba tady u Fizia. Tak a vidíte, že když jdu tady do té části Dokumenty, tak tady je založen digitální archiv. To je buď jedna varianta, nebo můžete jít tady přes to Nastavení, kde je tady úložiště dokumentů a tady migrace na nový Inbox.
4. 2:09Takže to jsou dva způsoby, jak to můžete nastavit. Tak a teď jsme teda přímo v těch dokladech a chceme využít ten Inbox pro účetní doklady a chceme je využít i pro trvalé dokumenty, což jsou dokumenty, které nejsou fakturami a nejsou účtenkami. To znamená, že ten archiv využíváte i pro jiné typy dokladů, než které se vytěžují. Tak já tady zaškrtnu, že to chceme, a taky chceme povolit klientovi, aby nahrával dokumenty do nějakých konkrétních složek. Pokud bychom mu to nedovolili, tak všechny ty dokumenty se budou řadit do Inboxu. Ten Inbox pomáhá automaticky třídit ty doklady tak, aby vlastně účetní nad tím nemusela sedět, hledat, co přibylo, v jaké složce.
5. 2:55Nedejbože, když ti klienti to dávají do různých složek špatně, tak ten Inbox tím pomáhá to automatizovaně roztřídit tam, kam ty doklady patří. Když jdeme pokračovat, tak se přesuneme do těch účetních dokladů. Určitě doporučuju u vytěžování používat AI a automatické zaúčtování. A stejně tak pokud rozúčtování na střediska a zakázky třeba zná jenom klient to rozúčtování, nemáte nějaká pravidla, která by bylo možné AI naučit, tak je možné tady zaškrtnout ten manuální výběr a klient si to tam může zadat ručně. Pokud je žádoucí, aby klient něco upravoval na tom dokladu, jako třeba ta střediska a zakázky, tak tady máte možnost to nastavit. Stejně tak u těch účetních Klientské schvalování. Tahle část se nastavuje trošičku někde jinde. To se nastavuje tady v té části v levém menu a na to bude samostatné video. Takže tím se tady teď nebudu zabývat do detailu, ale v případě, kdy tady máte nastavené Klientské schvalování, tak tady se automaticky propíše. Tak v momentě, kdy teda ten klient doklad schválí, přechází do účtárny a v účtárně si můžete nastavit zase nějaké schvalovací workflow. Buď je jednostupňové, to znamená, že účetní potvrdí, že je v pořádku, přesouvá se do účetního programu. Pokud dáme jedno, což je takový standard, tak buď kdokoliv, kdo má přístup na toho klienta, nebo si můžete definovat i konkrétní roli. No, pak může být i dvoustupňové, i třístupňové schvalování. To moc nedoporučuju. A nebo žádné. A to už je pro případ experimentálních účtáren, kdy máte opravdu otestováno, že všechno funguje na 100 %, není potřeba zásah účetní a ten doklad automaticky projde do účetnictví bez zásahu účetní. A proto tady je i to automaticky odeslat doklad do účetního programu. Pokud tohle máte zaškrtlé, tak v momentě, kdy je ten doklad potvrzen účtárnou nebo není, záleží, jak si nastavíte, tak automaticky běží do účetního programu a není potřeba už, abyste do toho nějak zasahovali. Takže určitě doporučuju to mít zaškrtnuté.
6. 5:13Co se týká archivace, tak tady si nastavíme strukturu toho elektronického archivu, kdy tady dáme udělat novou strukturu. A tady je takový standard, kdy vidíte rok a pod tím měsíce, kam se ty doklady třídí, nebo můžete kopírovat z jiného klienta, kde jste si tu strukturu nastavili. Takže tady vyberete klienta, kterého chcete strukturu použít i pro tady toho stávajícího klienta a nebo si můžete vytvořit nějakou vlastní strukturu.