Archiv a přehled dokumentů
Levý panel Dokumentů, složky a kdo je smí upravovat, tabulka dokladů, hromadné akce a koš.
V Dokumentech najdete vše, co jste poslali účetní, rozdělené do přehledů a složek.
Kde to najdu: horní lišta Dokumenty, levý panel.
| Položka v levém panelu | Co v ní je |
|---|---|
| Inbox | doklady, které jste poslali a účetní je ještě zpracovává |
| Všechny dokumenty | všechny doklady v jedné tabulce |
| Účetní archiv | zpracované doklady po letech a měsících |
| Trvalé dokumenty | smlouvy a další soubory, které se neúčtují |
| Koš | smazané doklady |
U klientů s klasickými složkami bez Inboxu je v panelu navíc Nezařazené a Sběrný e-mail.
Úpravy složek
Složky smí zakládat, přejmenovávat, přesouvat a mazat jen uživatel s oprávněním Úpravy složek. Nastavuje ho účetní, ve výchozím stavu je zapnuté. Bez něj tlačítka pro úpravy složek nevidíte. Nahrávání dokladů to neovlivní.
- Menu ⋮ u složky v levém panelu: Vytvořit novou podsložku, Přejmenovat složku, Smazat složku (jen prázdnou), případně Vytvořit měsíční podsložky.
- Ozubené kolo u názvu složky: Upravit složku, Exportovat (do zipu nebo Excelu), Spárovat chybějící platby, Smazat složku.
- Trvalé dokumenty: po kliknutí na Upravit složky přidáte doporučenou složku (Smlouvy, Plné moci…) tlačítkem +, nebo Přidat vlastní složku. Přetažením změníte pořadí.
Zamčenou složku (ikona zámku) může odemknout jen účetní. Do ní ani do jejích podsložek nejde nahrávat a doklady z ní nejde přesunout ani dát do koše. Ke složce můžete přidat poznámku pro účetního.
Tabulka dokladů
Sloupce si nastavíte ozubeným kolem nad tabulkou, třeba Stav úhrady, Stav zpracování, Variabilní symbol nebo Splatnost. Pole Hledat… prohledá i obsah dokladů, trychtýřem u sloupce filtrujete. Doklad můžete upravit, dokud ho účetní nepotvrdí.
Po zaškrtnutí dokladů se dole objeví lišta Vybráno souborů s akcemi, například Změnit typ dokumentu, Přesunout, Stáhnout, Vytvořit platební příkaz nebo Do koše. Doklady, které účetní už potvrdila, přenesla nebo zaarchivovala, do koše nepřesunete. Tlačítko ukazuje, kolik jich přesunout jde.
Koš
Obnovit z koše vrátí doklad zpět, do zamčené složky ale ne. Smazat permanentně doklad nevratně odstraní, TAXY se předtím zeptá. Sloupec Cena vč. DPH pomůže najít doklad podle částky.