Jak funguje propojení (Obecný princip)
Princip napojení TAXY na účetní program. Cesta dokladu od příjmu po přenos, stavy dokladů, číselníky a předpoklady společné pro všechny integrace.
Napojení na účetní program řeší jediný úkol. Doklad, který jste v TAXY zkontrolovali a potvrdili, se dostane do účetnictví bez ručního přepisování. Tato stránka popisuje princip společný pro všechny podporované programy. Odlišnosti najdete na stránce konkrétní integrace.
Co si systémy vyměňují
Propojení funguje oběma směry.
- Z TAXY do účetního programu míří potvrzené doklady, tedy faktury, účtenky, bankovní pohyby a další typy podle nastavení klienta.
- Z účetního programu do TAXY se stahují číselníky, typicky číselné řady, předkontace, střediska nebo zakázky. Bez nich nemá TAXY z čeho vybírat při účtování.
Přenos je vždy vázaný na konkrétní účetní jednotku. Pokud má klient v účetním programu více firem nebo oddělené roky jako samostatné jednotky, propojuje se každá zvlášť.
Cesta dokladu
Doklad se do účetního programu nedostane hned po nahrání. Musí projít celým zpracováním, přenos je až poslední krok.
- Příjem — doklad dorazí do TAXY nahráním, přes sběrný e-mail, z mobilní aplikace nebo synchronizací složek.
- Vytěžení — z dokladu se načtou údaje, buď vytěžením pomocí AI, nebo přímo z ISDOC.
- Schválení klientem — jen u klientů se zapnutým klientským schvalováním. Dokud klient neschválí, doklad dál nepostoupí.
- Potvrzení účetním — účetní zkontroluje údaje a doklad potvrdí. Tím se doklad uzavře pro úpravy.
- Přenos — doklad ve stavu Připraveno k přenosu se odešle do účetního programu a přepne se na Přenesen.
Podrobnosti ke stavům popisuje Správa a stavy dokladů, pohled klienta pak Stavy dokladů.
Co musí platit před prvním přenosem
Předpoklady se u jednotlivých programů liší v detailech, princip je ale stejný.
- Dostupnost účetního programu. Některé programy vyžadují běžící aplikaci nebo prostředníka na počítači, kde jsou data. U Pohody tuto roli plní Dativery Agent, u Money S3 musí být program spuštěný.
- Uživatel s právem zápisu. Účet, pod kterým TAXY zapisuje, potřebuje v účetním programu odpovídající oprávnění a volnou licenci.
- Připravené účetní období. Rok, se kterým pracujete, musí v účetním programu existovat včetně číselných řad.
- Stažené číselníky. Po propojení spusťte v nastavení klienta Synchronizovat všechny číselníky. Bez toho v TAXY neuvidíte řady ani předkontace.
Přelom roku
Nový rok je nejčastější důvod, proč přenos přestane fungovat. Postup je u všech programů shodný.
- V účetním programu přepněte období a ověřte, že jsou vytvořené číselné řady pro nový rok.
- V TAXY spusťte u klienta Synchronizovat všechny číselníky.
- Přenos opakujte.
Detailní postup popisuje Synchronizace číselníků.
Když přenos neproběhne
Chyba bývá častěji ve stavu dokladu než v samotné integraci. Než začnete řešit napojení, ověřte, že doklad je opravdu ve stavu Připraveno k přenosu. Celý diagnostický postup je v Potíže s přenosem do účetního programu.
Doklad může skončit i v jiné agendě, než čekáte. To řeší nastavení typu a podtypu, viz Typ dokladu při exportu.