Helios
Napojení TAXY na informační systém Helios přes Helios API — požadavky, první propojení, dokladové řady a pokladny, chybové hlášky a mapování údajů.
TAXY umí předávat potvrzené doklady do informačního systému Helios a synchronizovat z něj číselníky pro účtování. Napojení probíhá přes Helios API. Obecný princip přenosu a stavy dokladů popisuje Obecný princip.
Co integrace umí
- Předává potvrzené doklady z TAXY do Heliosu. Jde o přijaté a vydané faktury včetně dobropisů, ostatní závazky a pohledávky, účtenky a pokladní pohyby.
- Synchronizuje číselníky z Heliosu do TAXY (dokladové řady, pokladny, účetní období, předkontace, střediska, zakázky a další).
- Po přenosu uloží k dokladu v TAXY Interní číslo, které doklad dostal v Heliosu.
- Bankovní výpisy do Heliosu nepřenáší. U výpisu TAXY zobrazí hlášku „Přenos bankovního výpisu není pro tento účetní software podporován.“
Požadavky před propojením
- Helios API zprovozněné na straně Heliosu. Rozhraní pro TAXY nastavuje správce vašeho Heliosu. Jeho součástí jsou i procedury v databázi Heliosu, přes které TAXY zakládá doklady.
- Adresa serveru, na kterém Helios API běží (IP adresa nebo doména).
- Uživatel a heslo pro Helios API.
- V Heliosu založené účetní období, dokladové řady a pokladny pro rok, ve kterém pracujete.
První propojení klienta
Vyberte Helios — v TAXY u klienta otevřete Nastavení → Napojení na účetní program, jako účetní program vyberte Helios a typ napojení API (Automatické napojení na účetní program přes Helios API).
Vyplňte přístupové údaje — do polí IP adresa Helios, Uživatel Helios API a Heslo zadejte údaje od správce Heliosu a klikněte na Uložit. TAXY spojení rovnou ověří. Pokud některé pole chybí, zobrazí se hláška „Vyplňte všechny údaje pro připojení k Helios“.
Vyberte databázi — po úspěšném ověření TAXY načte databáze z Heliosu. V části Výběr databáze Helios vyberte databázi klienta a klikněte na Potvrdit výběr databáze.
Zkontrolujte stav a číselníky — po uložení TAXY zobrazí Spojení s Helios API je online. Základní číselníky se načtou automaticky, kompletní načtení spustíte volbou Synchronizovat všechny číselníky v nastavení klienta.
Dokladová řada a pokladna
Helios každý doklad zakládá buď jako fakturu, nebo jako pokladní doklad. Podle toho TAXY v sekci Účtování vyžaduje jiné pole.
| Typ dokladu v TAXY | Povinné pole v sekci Účtování |
|---|---|
| Přijaté a vydané faktury, dobropisy, ostatní závazky a pohledávky | Dokladová řada |
| Účtenky (placené hotově i kartou), příjmové a výdajové pokladní pohyby | Pokladna |
- Dokladovou řadu vyberte i u vydaných faktur. Helios ji vyžaduje vždy a neodvozuje ji z čísla faktury.
- Nabídka řad a pokladen odpovídá typu dokladu a roku podle data vystavení. Řady pro vydané faktury u přijaté faktury neuvidíte.
- Když u dokladu změníte typ (například z vydané faktury na přijatou), TAXY vybranou dokladovou řadu, která k novému typu nepatří, vymaže. Vyberte řadu znovu.
- Pokud má klient načtený číselník řad a pokladen, doklad bez vybrané řady nebo pokladny nepůjde potvrdit. TAXY zobrazí „Dokladová řada musí být vybrána“, u účtenek a pokladních pohybů „Pro účtenku, výdajový nebo příjmový pokladní pohyb musí být vybrána pokladna.“
Chybové hlášky při přenosu
Před odesláním do Heliosu TAXY řadu a pokladnu ověří proti synchronizovaným číselníkům. Pokud nesedí, doklad do Heliosu vůbec neodejde a TAXY vrátí srozumitelnou hlášku.
| Hláška | Co s tím |
|---|---|
| Dokladová řada není vyplněna. | V detailu dokladu vyberte řadu v sekci Účtování a přenos opakujte. |
| Dokladová řada „…“ není v číselníku dokladových řad z Heliosu. | Řada v Heliosu chybí nebo byla změněna. Spusťte Synchronizovat všechny číselníky a řadu vyberte znovu. |
| Dokladová řada „…“ je v Heliosu určena pro … | Řada patří jinému typu dokladu, typicky řada vydaných faktur u přijaté faktury. Vyberte řadu pro správný typ. |
| Dokladová řada „…“ v Heliosu neexistuje pro rok … | V Heliosu založte řadu pro daný rok a v TAXY synchronizujte číselníky. |
| Pro datum dokladu (rok …) není v Heliosu založené účetní období. | V Heliosu založte účetní období a v TAXY synchronizujte číselníky. |
| Pokladna není vyplněna. | V detailu dokladu vyberte pokladnu a přenos opakujte. |
| Pokladna „…“ není v číselníku pokladen z Heliosu. | Synchronizujte číselníky a pokladnu vyberte znovu. |
| Pokladna „…“ v Heliosu neexistuje pro rok … | V Heliosu založte pokladnu pro daný rok a synchronizujte číselníky. |
Ostatní chyby vrací přímo Helios. TAXY je zobrazí s předponou „Chyba API:“ a text odpovídá hlášce z Heliosu. Obecný postup řešení je v Potíže s přenosem do účetního programu.
Jak se údaje propíší do Heliosu
| Pole v TAXY | Pole v Heliosu |
|---|---|
| Datum vystavení | Datum vystavení |
| Datum UZP | DUZP |
| Datum splatnosti | Splatnost |
| Datum úč. případu | Datum případu |
| Datum přijetí (jen u přijatých dokladů) | Datum doručení |
| Variabilní symbol | Dodavatelská faktura |
| Číslo dokladu | Evidenční číslo daňového dokladu |
Pole Datum doručení a Dodavatelská faktura se plní jen tehdy, když má Helios aktuální verzi procedury pro TAXY. Pokud Helios u přenesených dokladů doplňuje jako datum doručení den přenosu a pole Dodavatelská faktura nechává prázdné, požádejte správce Heliosu o aktualizaci.
Časté situace
Doklad se nepřenese
Nejprve ověřte, že je doklad ve stavu Připraveno k přenosu a má vybranou řadu nebo pokladnu. Postup je obecný napříč účetními programy, viz Potíže s přenosem do účetního programu.
Nový rok
Na přelomu roku založte v Heliosu účetní období, dokladové řady a pokladny pro nový rok a v TAXY spusťte Synchronizovat všechny číselníky. Viz Synchronizace číselníků.
Doklad míří do jiné agendy
Záleží na nastavení typu a podtypu dokladu. Viz Typ dokladu při exportu.